Begrepsavklaringer

  Utskriftsvennlig versjon

BEGREP (alfabetisk)

FORKLARING

Arkivverdige dokumenter

Arkivverdige dokumenter er dokumenter som enter er gjenstand for saksbehandling eller som på annen måte kan ha verdi som dokumentasjon. For å slå fast om noe har verdi som dokumentasjon kan man stille følgende spørsmål:

  • Har jeg behov for å finne tilbake til dette dokumentet ved en senere anledning?
  • Har noen andre behov for å finne tilbake til dette dokumentet ved en senere anledning?
  • Er det viktig at offentligheten får tilgang til dokumentet?
  • Vil kommunen ha et forretningsmessig behov for å lagre informasjonen?
  • Finnes det lover, forskrifter eller andre juridiske retningslinjer som pålegger lagring?
  • Kan det komme erstatningskrav til kommunen om disse sakene i etterkant?

Alle arkivverdige dokumenter skal registreres i WebSak, eller i et fysisk arkiv (eller elektronisk arkivkjerne) tilhørende et fagsystem.

Avskrive

Å avskrive et dokument betyr å «kvittere» for det ved å forklare hvordan det ble behandlet. Et innkommende brev kan for eksempel besvares med et utgående. Et brev kan også avskrives med «Tatt til orientering», som er å anse som en bekreftelse på at dokumentet har blitt lest.

Det er viktig at dokumenter avskrives i WebSak, slik at det blir dokumentert både for nåtiden og ettertiden at kommunen har håndtert dokumentet. Dette kan være sentral og viktig informasjon i for eksempel en rettssak, et erstatningssøksmål m.m.

Bevaring

Bevaring vil si å ta vare på arkivmateriale for fremtiden.

Dokument

Dokument defineres i lovverket som "En logisk avgrenset informasjonsmengde som er lagret på et medium for senere lesing, lytting, framvisning eller overføring". Dette betyr at svært mye kan være et dokument. 

Et dokument kan derfor være

  • et brev
  • en e-post
  • en SMS
  • en lyd- eller videofil
  • et bilde
  • en facebookchat
  • et notat
  • en samling av datafiler
  • en rad med informasjon i excel
  • en kombinasjon av punktene ovenfor
  • m.m.

Intern skjerming

Intern skjerming utføres ved å legge begrensninger på tilgangen til deler av et arkiv slik at ikke alle Acos Websak-brukere har mulighet til å se innholdet i dette arkivet. Kun ansatte med et saklig behov skal ha tilgang til for eksempel en personalmappe.

Journalføring

Systematisk og fortløpende registrering av opplysninger i en journal. Etter arkivforskriften § 9 skal man registrere alle inngående og utgående saksdokumener som er gjenstand for saksbehandling og/eller har verdi som dokumentasjon.

Journalpost

Registreringen av opplysninger om et saksdokument med eventuelle vedlegg.

Kassasjon

Kassasjon vil si å ta ut av arkivet og destruere arkivmateriale som har vært gjenstand for saksbehandling eller som har hatt verdi som dokumentasjon. Arkivmateriale kan ikke kasseres uten en lovhjemmel eller et samtykke fra Riksarkivaren.

Kopibok

Kronologisk oppstilling av kopier av alle utgående dokumenter i en enhet.

Offentlig journal 

En journal er en oversikt over inn- og utgående dokumenter. Acos Websak ivaretar funksjonen som journal. Offentlig journal gir publikum anledning til å følge med på kommunens inn- og utgående dokumenter. Denne tjenesten gjør det enkelt å søke om innsyn i dokumenter og saker som behandles i kommunen. 

Eigersund kommune sin offentlige journal finner du her.

Postjournal

Register over saksdokumenter (se egen definisjon) som behandles i et organ.

Postliste

Det samme som offentlig journal.

Privatarkiv

Med privatarkiv menes arkivmateriale som ikke er skapt av en offentlig virksomhet. Det kan være arkiv etter en bedrift, en (frivillig) organisasjon, en forening, et lag eller en privatperson. Arkivene varierer svært i omfang, fra kun en protokoll/arkivboks og opp til flere titalls hyllemeter.

Protokoll

Innbundet bok bestående av arkivdokumenter som samles i egen serie, for eksempel manuelle journaler og kopibøker.

Restansekontroll

Restansekontroll er en oppgave som skal sikre at alle innkommende dokumenter blir behandlet av kommunen.

Sak

Saker brukes for å gruppere dokumenter på emne, som for eksempel personalmappe, barnemappe, elevmappe, generelle henvendelser m.m. (En oversikt over eksempler på saksområder finner du her).

Saksbehandler

Den person i enheten som står for behandlingen av en sak eller enkeltdokumenter i en sak.

NB: I WebSak er alle brukerne definert som saksbehandlere for de dokumentene de settes som ansvarlige for. Det betyr at du skal følge rutiner for saksbehandlere når du jobber i WebSak. (Er du leder, er det i tillegg egne rutiner for ledere i WebSak).

Saksdokument

Et saksdokument er et dokument som er kommet inn til eller produsert av en enhet som del av en saksbehandling.

Sensitive personopplysninger

Personopplysninger om

  • rasemessig eller etnisk opprinnelse
  • politisk oppfatning
  • religion
  • filosofisk overbevisning eller fagforeningsmedlemskap
  • behandling av genetiske opplysninger og biometriske opplysninger med det formål å entydig identifisere en fysisk person
  • helseopplysninger
  • opplysninger om en fysisk persons seksuelle forhold eller seksuelle orientering

Slike opplysninger vil faller inn under taushetsplikten.

Særlige kategorier av personopplysninger

Tilsvarer sensitive personopplysninger, se Personopplysningsloven art. 9