Begrepsavklaringer (under revidering)

  Utskriftsvennlig versjon

BEGREP

FORKLARING

Arkivdokument

Et arkivdokument er et dokument som er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon for enheten. Dersom dokumentet faller inn under reglene for arkivbegrensning er det ikke arkivverdig. 

NB: Arkivverdige dokumenter skal journalføres/registreres i aktuell sak.

Arkivverdige dokumenter

Arkivverdige dokumenter er dokumenter som enter er gjenstand for saksbehandling eller som på annen måte kan ha verdi som dokumentasjon. For å slå fast om noe har verdi som dokumentasjon kan man stille følgende spørsmål:

  • Har jeg behov for å finne tilbake til dette dokumentet ved en senere anledning?
  • Har noen andre behov for å finne tilbake til dette dokumentet ved en senere anledning?
  • Er det viktig at offentligheten får tilgang til dokumentet?
  • Vil kommunen ha et forretningsmessig behov for å lagre informasjonen?
  • Finnes det lover, forskrifter eller andre juridiske retningslinjer som pålegger lagring?
  • Kan det komme erstatningskrav til kommunen om disse sakene i etterkant?

Avskrive

Å avskrive et dokument betyr å «kvittere» for det i journalen (se egen definisjon) ved å forklare hvordan det ble behandlet. Et innkommende brev kan for eksempel besvares med et utgående. Et brev kan også avskrives med «Tatt til orientering», som er å anse som en bekreftelse på at dokumentet har blitt lest.

Bevaring

Bevaring vil si å ta vare på arkivmateriale for fremtiden.

Dokument

En logisk avgrenset informasjonsmengde som er lagret på et medium for senere lesing, lytting, framvisning eller overføring. 

Et dokument kan derfor være

  • et brev
  • en e-post
  • en SMS
  • en lyd- eller videofilm
  • et notat
  • en samling av datafiler
  • en kombinasjon av punktene ovenfor
  • m.m.

Intern skjerming

Intern skjerming utføres ved å legge begrensninger på tilgangen til deler av et arkiv slik at ikke alle Acos Websak-brukere har mulighet til å se innholdet i dette arkivet. Kun ansatte med et saklig behov skal ha tilgang til for eksempel en personalmappe.

Journal/postjournal

Register over saksdokumenter (se egen definisjon) som behandles i et organ.

Journalføring

Systematisk og fortløpende registrering av opplysninger i en journal. Etter arkivforskriften § 9 skal man registrere alle inngående og utgående saksdokumener som er gjenstand for saksbehandling og/eller har verdi som dokumentasjon.

Kassasjon

Kassasjon vil si å ta ut av arkivet og destruere arkivmateriale som har vært gjenstand for saksbehandling eller som har hatt verdi som dokumentasjon. Arkivmateriale kan ikke kasseres uten en lovhjemmel eller et samtykke fra Riksarkivaren.

Kopibok

Kronologisk oppstilling av kopier av alle utgående dokumenter i en enhet.

Offentlig journal

En journal er en oversikt over inn- og utgående dokumenter. Acos Websak ivaretar funksjonen som journal. Offentlig journal gir publikum anledning til å følge med på kommunens inn- og utgående dokumenter. Denne tjenesten gjør det enkelt å søke om innsyn i dokumenter og saker som behandles i kommunen. 

Eigersund kommune sin offentlige journal finner du her.

Privatarkiv

Med privatarkiv menes arkivmateriale som ikke er skapt av en offentlig virksomhet. Det kan være arkiv etter en bedrift, en (frivillig) organisasjon, en forening, et lag eller en privatperson. Arkivene varierer svært i omfang, fra kun en protokoll/arkivboks og opp til flere titalls hyllemeter.

Protokoll

Innbundet bok bestående av arkivdokumenter som samles i egen serie, for eksempel manuelle journaler og kopibøker.

Restansekontroll

Restansekontroll er en lovpålagt oppgave som skal sikre at alle innkommende dokumenter blir behandlet av kommunen

Restanseliste

Restanseliste er en oversikt over innkommende dokumenter som ikke er behandlet. For at restanselisten skal gi et realistisk bilde er det viktig at innkommende dokumenter

  • Besvares med «brev ut», «epost ut», «internt notat/epost med oppfølging» eller
  • Avskrives med «tatt til orientering» eller «besvart pr. tlf»

Sak

Saker brukes for å gruppere dokumenter på emne, som for eksempel personalmappe, barnemappe, elevmappe, generelle henvendelser m.m.

Saksbehandler

Den person i enheten som står for behandlingen av en sak eller enkeltdokumenter i en sak.

NB: I WebSak er alle brukerne definert som saksbehandlere. Det betyr at du skal følge rutiner for saksbehandlere når du jobber i WebSak. (Er du leder, er det i tillegg egne rutiner for ledere i WebSak).

Saksdokument

Et saksdokument er et dokument som er kommet inn til eller produsert av en enhet som del av en saksbehandling.

Sensitive (person)opplysninger

(Person)opplysninger om

  • rasemessig eller etnisk opprinnelse
  • politisk oppfatning
  • religion
  • filosofisk overbevisning eller fagforeningsmedlemskap
  • behandling av genetiske opplysninger og biometriske opplysninger med det formål å entydig identifisere en fysisk person
  • helseopplysninger
  • opplysninger om en fysisk persons seksuelle forhold eller seksuelle orientering

Slike opplysninger vil faller inn under taushetsplikten.

Særlige kategorier av personopplysninger

Tilsvarer sensitive personopplysninger, se Personopplysningsloven art. 9