1  

Gjøre deg kjent med og følge de til enhver tid gjeldende instruksene, rutinene, retningslinjene og andre føringer for bruk av WebSak.

2

Registrere arkivverdige dokumenter, e-poster og annet som er arkivverdig i WebSak.

• Disse skal altså ikke lagres på hjemmeområder, i innbokser, skrivebord m.m.
• Vær obs på at også smser, facebookkorrespondanse, lydopptak m.m. er å anse som dokumenter, og kan være arkivverdig.

3

Vurdere om du er rett saksbehandler når du blir satt som ansvarlig for en sak eller et dokument i WebSak. Dersom du ikke skal være ansvarlig for saken eller dokumentet, må du sørge for at rett person blir satt som ansvarlig.

4

Sette på eventuelle kopimottakere på dokumenter du settes som ansvarlig for i WebSak.

NB: Dersom rådmann eller ordfører skal ha kopi, skal dette gjøres ved å sende en oppgave til vedkommende hvor det begrunnes hvorfor vedkommende får kopi.

5

Vurdere om dokumenter må unntas offentligheten, samt gradere dokumenter som skal unntas offentligheten.

• Se retningslinjer for offentlighetsvurdering her.
• Se retningslinjer for gradering av dokumenter her.

NB: Du må også vurdere om dokumenter som andre har satt deg som saksbehandler for har fått korrekt gradering.

6

Besvare eller avskrive innkommende dokumenter du er saksbehandler på.

7

Behandle/besvare oppgaver m.m. du mottar via oppgavefunksjonen i WebSak.

8

Fortløpende ferdigstille og/eller ekspedere dokumentene du selv produserer i WebSak.

9

Styre tilgang til de sakene og dokumentene du er ansvarlig for i WebSak.

• Eier av saken (saksansvarlig) gir selv tilgang til andre saksbehandlere ved behov.
• Eier av dokumentet (saksbehandler) skal enten
  • selv gi tilgang til andre saksbehandlere ved behov, eller
  • gi skriftlig beskjed til dokumentsenteret ved å bruke oppgavefunksjonen i WebSak.

10

Bruke funksjonen for stedfortreder i WebSak dersom det blir behov for dette, slik at saker og dokumenter som settes på deg blir fulgt opp.