Sist revidert: 20.07.20

Hovedregelen

Hovedregelen er at kommunens dokumenter, journaler og lignende registre er åpne for innsyn, og alle har krav på innsyn jf. Offentleglova § 3.

Hva må til for at det skal være lov å unnta noe fra offentligheten?

Dersom noe skal unntas fra innsyn og offentligheten, må det stå i lov eller forskrift at det er lov å unnta, jf. Offentleglova § 3. Hjemlene for hva vi har lov eller mulighet til å unnta, står listet opp i kapittel 3 i Offentleglova.

Hjemlene skiller mellom

1. Om det skal eller om det kan gjøres unntak fra hovedregelen om innsyn for alle
2. Om unntaket gjelder for
   1. kun enkelte opplysninger i et dokument
   2. deler av et dokument, eller
   3. hele dokumentet

Offentleglova § 13 om taushetsplikt er for eksempel en hjemmel som sier at taushetsbelagte opplysninger skal unntas fra innsyn. Motsatt åpner Offentleglova § 14 om interne dokumenter for at det kan gjøres unntak for hele dokumentet.

Det er svært viktig å være oppmerksom på hva hjemmelen du vurderer å bruke gir mulighet til!

Merinnsyn

Eigersund kommune praktiserer merinnsyn jf. Offentleglova § 11. Det betyr at kommunen i størst mulig grad skal tilstrebe offentlighet og innsyn i kommunens dokumenter.

Innsyn skal derfor også vurderes for dokumenter hvor loven gir en mulighet for unntak, men ikke pålegger oss å unnta.

Retningslinjer for offentlighetsvurdering

Det finnes ingen fasit på hva som skal eller kan unntas. Dette må derfor vurderes konkret i hvert enkelt tilfelle.  I en slik vurdering er det viktig å tenke på følgende:

• Ivaretas formålet med Offentleglova, som er å sikre demokrati, kontroll og rettsikkerhet. jf. Offentleglova § 1?
• Innsynsretten skal ta hensyn til kommunen som en informasjonsbank og bidra til at tilliten til kommunen opprettholdes. Ivaretas dette?
• Vil allmennheten ha en interesse i at dokumentet er offentlig?
• Er det et reelt og saklig behov for å unnta?
• Foreligger det en klar og tydelig hjemmel for å unnta, og i så fall hva gir hjemmelen adgang til å unnta?
• Hva er hensikten med hjemmelen?
• Vil innsyn medføre en eller annen form for skade for
  • Private interesse, herunder
    • En persons (innbygger eller ansatt) krav på personvern
    • Vern om privatlivets fred
    • Privat næring og konkurranseevne
  • Offentlige interesser, herunder
    • Kommunens personalforvaltning
    • Kommunens konkurranseevner
    • Kommunens kontroll- og reguleringstiltak
    • Kriminelle handlinger utført på bakgrunn av informasjonen det er gitt innsyn
  • Vern av beslutningsprosesser, herunder
    • Organinterne dokumenter
    • Dokumenter innhentet til hjelp i saksbehandlingen

• Veier disse skadevirkningene tyngre enn offentlighetens rett til innsyn?

Punktlisten ovenfor er på ingen måte uttømmende.

Her finner du en oversikt over aktuelle hjemler som benyttes når et dokument eller en sak skal unntas offentligheten.

Eksempler på offentlighetsvurderinger

Offentleglova § 26 åpner for å unnta fødselsnummer. Siden Offentleglova krever at det vurderes merinnsyn må allmennhetens interesse for innsyn avveies mot den skade som et innsyn kan gi.

Formålet med unntaket er å unngå at fødselsnummeret blir misbrukt til for eksempel identitetstyveri. Formålet med loven er å sikre demokrati, kontroll og rettsikkerhet. Det er nok tvilsomt at innsyn i et fødselsnummeret vil gi mer innsikt i forvaltningens myndighetsutøvelse, eller være med på å sikre et åpnere samfunn. Her vil skaden som den enkelte blir påført i de aller fleste tilfellene veie tyngre enn formålet med loven.

Offentleglova § 14 åpner for å unnta interne dokumenter. Dersom det skrives et internt notat om vedlikehold av en kommunal skole etter funn av mugg i flere av klasserommene, er det mulig å unnta dette etter § 14. Ved vurdering av merinnsyn må det ses på

• Allmennhetens interesse
  • Mugg kan gi helseplager for lærere og elever
• Eventuell skade som innsynet medfører
  • Det kan bli reaksjoner fra både media og foreldre som vil presse på for at det igangsettes vedlikeholdsarbeid så fort som mulig

Innsyn i dokumentet vil i stor grad imøtekomme formålet med Offentleglova, og dette veier tyngre enn et eventuelt ubehag som følge av reaksjoner fra media og foreldre.