Status: Godkjent

Godkjent av: Leder dokumentsenter

Sist revidert: 28.07.22

INNLEDNING

Arkivplanen er en viktig og sentral del av kommunens arbeid med dokumentasjons, og kommunen er pålagt å bevare arkivplanen, jf. Forskrift om offentlege arkiv  § 15.

Hensikt

Rutinen skal sikre at Eigersund kommune ivaretar bevaringspåbudet for arkivplan i arkivforskriften 

Ansvar

Dokumentsenteret har ansvar for at denne rutinen følges.

Avvikshåndtering

Avvik fra rutinen meldes i kommunens internkontrollsystem (QM+)

Definisjoner

Trykk her for begrepsavklaringer

RUTINE

Utvikling og vedlikehold av arkivplanen

Arbeidet med arkivplanen er en løpende oppgave. Det skal i dette arbeidet alltid tas stilling til forankringsnivå, både ved innføring av nytt innhold og ved revidering/fjerning av eksisterende innhold. 

Det skal i januar hvert år foretas en fullstendig gjennomgang av arkivplanen for å sikre at innholdet er oppdatert. En viktig del av dette arbeidet blir å kontrollere at linker fortsatt fungerer, og at oversiktene over arkivserier og systemer er oppdatert.

Arkivering av arkivplanen

Arkivplanen er et dokument som er underlagt bevaringspåbud, jf. Forskrift om offentlege arkiv  § 15. For å ivareta dette påbudet, skal arkivplanen i desember hvert år eksporteres til både XML- og PDF-format og arkiveres i kommunens saksarkiv.