Status: Godkjent

Godkjent av: Leder dokumentsenter

Sist revidert: 28.07.22

INNLEDNING

Rutinen gjelder for alle ansatte i Eigersund kommune som bruker Websak.

Hensikt

Hensikten med rutinen er å sørge for fortsatt drift og ivaretakelse av arkivrettslige plikter i tilfeller hvor sak-/arkivsystemet er utilgjengelig over et lenger tidsrom. 

Ansvar

Dokumentsenteret har ansvaret for å iverksette rutinen i tilfeller hvor sak-/arkivsystemet er utilgjengelig over et lenger tidsrom. Se for øvrig rutinebeskrivelse nedenfor for mer informasjon om ansvar etter denne rutinen.

Avvikshåndtering

Avvik fra rutinen meldes i kommunens internkontrollsystem (QM+)

Definisjoner

Trykk her for begrepsavklaringer

RUTINE

Dokumentbehandling hvis Websak er utilgjengelig

Hvis Websak er utilgjengelig for et lengre tidsrom, skal dokumentsenteret sette i verk tiltak som er beskrevet nedenfor. Dokumentsenteret skal selv vurdere hva som anses som et lengre tidsrom, basert på arkivfaglige vurderinger.

Føring av midlertidig journal

Dokumentsenteret fører en midlertidig papirjournal over inn- og utgående dokumenter. Skjema for midlertidig journalføring kan lastet ned på link nederst i denne nødprosedyren, men er også i perm som oppbevares på arkivrommet.

Behandling av innkomne og interne dokumenter

Dokumentsenteret registrerer innkomne dokumenter, både eksterne og interne, i den midlertidige papirjournalen. Deretter tas det kopi av originaldokumentet. Originalen oppbevares hos Dokumentsenteret inntil dokumentet kan skannes og registreres i WebSak. Kopiene påføres påskriften "Ikke skannet og registrert”.  Kopiene fordeles deretter til leder/saksbehandler.

Når systemet igjen er tilgjengelig, registreres originaldokumentene samt adm.enhet og saksbehandler i WebSak på grunnlag av den midlertidige journalen. Dokumentene skannes og fordeles til leder/saksbehandler. Saksbehandler kasserer kopiene. Er det påført merknader, legges disse inn i Websak under merknader til journalposten.

Behandling av utgående dokumenter 

Saksbehandler produserer dokumentene i det ordinære tekstbehandlingssystemet eller annet hensiktsmessig system.

Kopi av det utgående dokumentet sendes til dokumentsenteret via e-post, eller på papir. Dokumentsenteret journalfører de utgående dokumentene i den midlertidige journalen.

Når systemet igjen er tilgjengelig, registrerer dokumentsenteret utgående dokumenter i WebSak på grunnlag av tilsendt e-post eller papirkopi og registreringene i den midlertidige papirjournalen. Dokumentene knyttes til elektronisk arkiv ved å arkivere de elektroniske filene evt. skannes.

Endring av denne rutinen

Ved endring av denne rutinen, skal det alltid skrives ut et eksemplar. Det fysiske eksemplaret skal oppbevares på et avtalt sted, tilgjengelig for ansatte ved dokumentsenteret.

Siste utskrift av denne rutinen ble foretatt: 28.07.22

Skjema for midlertidig journalføring