Status: Godkjent

Godkjent av: Leder dokumentsenter

Sist revidert: 13.04.21

INNLEDNING

Instruksen gjelder for dokumentsenteret og enheter som har fagsystem eller på andre måter bruker en frittstående arkivkjerne.

Hensikt

Hensikten med instruksen er å klarlegger ansvarsfordeling mellom Dokumentsenteret og ansvarlig for de ulike fagsystemene som er knyttet opp mot en frittstående arkivkjerne. Instruksen ivaretar også kvalitetssikring for de elektroniske arkivdelene og det elektroniske arkivmaterialet fra disse enhetene.

Ansvarsforhold

Ansvarsforhold ved bruk av frittstående arkivkjerne fremkommer nedenfor.

Definisjoner

Trykk her for begrepsavklaringer

BRUK OG OVERVÅKNING AV FRITTSTÅENDE ARKIVKJERNE

Generelt

VSA og VFA er NOARK5-godkjente arkivkjerner, og VSA ble først tatt i bruk 11.12.18 i Eigersund kommune. Fagsystemene er satt opp med kriterier for hva som er arkivverdig/bevaringsverdig dokumentasjon, og dette overføres til arkivkjernen ved gitte statuser/ferdigstillelse. Produksjonsformat og arkivuverdig dokumentasjon blir liggende igjen i fagsystemene, og skal ikke bevares. Bevaringsverdig dokumentasjon vil regelmessig bli overført til elektronisk arkivdepot hos IKA Rogaland.

Følgende fagsystemer er satt opp mot frittstående arkivkjerne:

• Familia  
• Flyt PPT 
• Sampro 
• Flyvo (Flyktning og Voksenopplæring)
• HS Pro

Dokumentsenterets ansvar

Overvåkning

Dokumentsenteret er ansvarlig for å overvåke de frittstående arkivkjernene, og at selve dokumentutvekslingen kjører som normalt mot tilkoblede fagsystemer. Dokumentsenteret overvåker også mengden ”ikke-arkiverte” dokumenter, som tilsier en form for restanse eller uferdige dokumenter i det aktuelle fagsystemet. Dokumentsenteret rapporterer avvik til systemansvarlig.

I de frittstående arkivkjernene overvåkes status på arkiverte og "ikke arkiverte" dokumenter fra fagsystemene. Dokumentsenteret overvåker ukentlig at det er jevn flyt for disse, og at servicen kjører mot fagsystemene. Systemansvarlige i fagsystemene er også lagt inn med rolle ”arkivpersonell”, som kun har lesetilgang mot egen arkivdel. Det er i tillegg muligheter å se noenlunde tilsvarende status i selve fagsystemene, det er beskrevet nærmere i enhetenes egne rutiner.

• Arkiverte dokumenter
  • Viser en oversikt over ferdige dokumenter fra fagsystemet.
• Ikke-arkiverte dokumenter
  • Denne typen dokumenter dreier seg om dokumenter som er i produksjon. De ferdigstilles som regel ved at det settes en ferdigdato på dokumentet.

Det kan nok hende at det for ulike fagsystem vil være forskjell på mengden av dokumenter som til en hver tid er i produksjon. Dalane barnevern vil nok ha flere "ikke arkiverte" dokumenter enn andre, fordi Dalane barnevern jobber med utredninger som varer opptil 3 måneder.

Avslutning av saker i arkivkjernen

Når fagenheten gir beskjed til dokumentsenteret om at saker har blitt avsluttet i fagsystemet, jf. beskrivelse nedenfor, utfører dokumentsenteret kvalitetssikring og kontroll i henhold til egne rutiner, før saken avsluttes i arkivkjernen. Se egne arkivarrutiner for frittstående arkivkjerne

Periodisering

Dokumentsenteret har ansvar for periodisering av frittstående arkivkjerner, og for å at det ved behov overføres arkivpakker til arkivdepot fra de ulike arkivdelene. Periodisering og bortsetting av avsluttede saker i fagsystemene gjøres i henhold til egne rutiner for periodisering.

Fagenhetens ansvar

Dersom dokumentsenteret rapporterer om avvik, er fagenheten selv ansvarlig for videre dialog med IKT eller leverandør, dersom fagsystemet ikke avleverer dokumenter til arkivkjernen som normalt. 

Datafangst og kvalitetssikring

Fagenheten er ansvarlig for skanning av fysisk dokumentasjon, og er ansvarlig for kvalitetssikringen av denne. Det innebærer

• at innholdet er lesbart
• at alle sidene er rett vei
• at alle sidene har kommet med

Dersom kvaliteten på enkelte ark ikke er god nok, må de slettes og skannes på nytt.

Fagenheten er også ansvarlig for å hente og registrere inn all dokumentasjon som mottas gjennom digitale kanaler, som blant annet

• e-post (e-post skal i utgangspunktet aldri benyttes til sending av sensitive opplysninger, men det kan likevel hende at kommunen mottar henvendelser på e-post som må registreres i fagsystemet).
• Altinn (fagenhetens egen innboks. Ta kontakt med Finans og analyse dersom det er behov for tilgang).
• SvarInn

 Fagenheten er ansvarlig for at de inngående dokumentene håndteres slik at de overføres til arkivkjernen.

Dokumentene/registreringene må manuelt ferdigstilles/lukkes før overføring til arkivkjernen skjer. Dette skal gjøres fortløpende når dokumentene er ferdige og klare for sending/arkivering.

Fagenheten er ansvarlig for at de utgående dokumentene håndteres slik at de overføres til arkivkjernen.

Avslutning av saker i fagsystem

Før avslutning av saker i fagsystemet, må fagenheten utføre kvalitetssikring og kontroll av dokumentasjonen i henhold til egne rutiner. Når dette er gjort kan saken avsluttes i fagsystemet. Fagenheten tar videre kontakt med dokumentsenteret som har ansvar for avslutning i arkivkjernen, jf. beskrivelse ovenfor.

Håndtering av filer i dokumentimportkatalogene (mapper for dokumentimport)

Fagenheten har ansvar for at innskannede filer som havner i mappene for dokumentimport ("Produksjon", "Finished" og "Rejected") jevnlig slettes. Fagenhetene utarbeider egne rutiner for hvordan dette skal håndteres. For innskannede filer som havner i mappen "Rejected", må fagenheten sørge for at dokumentet blir skannet på nytt.

Kvalitetskontroll for frittstående arkivkjerne og KS Svarut

Fagenheten har ansvar for å føre en løpende kvalitetskontroll for å oppdage eventuelle feilsendinger fra fagsystemet via KS SvarUt.

Feilsituasjoner

De mest kjente feilsituasjonene er:

• Unormal mengde av ikke-arkiverte dokumenter
  • Avvik meldes systemansvarlig som må sjekke opp årsaken til problemet. Dersom en saksbehandler ”slurver” med å avslutte/ferdigstille dokumenter, så vil antallet vokse.
• Servicen kjører ikke
  • IKT kontaktes for teknisk bistand

Oppgraderinger eller andre endringer

Ved oppgradering eller andre endringer av fagsystemet og/eller frittstående arkivkjerne skal Dokumentsenteret kontaktes, og en ekstra sjekk gjennomføres da dette kan påvirke integrasjonen.