Opp ett nivå

Rutine for personalmapper

Status: Under revidering

Godkjent av:

Sist revidert:

Det opprettes én personalmappe per ansatt
Personalmappene er unntatt offentlighet
Personalmappen skal speile den ansattes arbeidsforhold fra ansettelse til oppsigelse
Mappene ordnes etter fødselsnummer (11 siffer)

Den personen som har personalansvar for den ansatte, skal være saksansvarlig for den ansattes personalmappe.
Dersom en ansatte er ansatt ved flere enheter, og dermed har flere personalansvarlige å forholde seg til, skal personalansvarlig for den høyeste stillingsprosenten være saksansvarlig for personalmappen. Dersom den ansatte har samme stillingsprosent ved begge/alle enhetene, praktiseres "første-mann-til-mølla"-prinsippet.

Dokumenter av betydning for den enkeltes arbeidsforhold skal oppbevares i personalmappen
Dokumenter med mer tidsbegrenset informasjon holdes utenfor personalarkivet og registreres i sakarkiv, fagsystemer osv.
Bare unntaksvis kan samme dokumentasjon oppbevares i saksarkivet og i personalarkivet. Dette kan for eksempel være saker som danner presedens for liknende saker, disiplinærsaker, og aktuelle dokumenter som kopieres fra en ansettelsessak til en personalmappe.

Dokumenter som skal registreres i en personalmappe

Signert ansettelseskontrakt (kopieres fra ansettelsessak)
Endringskontrakter
Forlengelseskontrakter
Helseattest /Helseerklæring
Taushetserklæring
Politiattest / Evt. Bekreftelse om mottatt politiattest
Avtaler om elektronisk kommunikasjon
Avtale om biarbeidsgivere
Evt. særskilte arbeidsavtaler eks. tilpasset arbeid og attføring
Dokumenter vedrørende ansiennitet
Kopi av vedtak for særskilte forhandlinger
Dokumentasjon av permisjoner med ansiennitetstap - søknad og vedtak
Dokumenter vedrørende særavtaler, godtgjørelser, stipend
Dokumentasjon av kompetansegivende kurs og opplæring
Evt. dokumentasjon ang. langtids sykemeldte (innkalling til Dialogmøte, referat fra dialogmøte, oppfølgingsplan osv.)
Evt. AKAN-tiltak
Disiplinærtiltak
Skademeldinger
Dokumenter om pensjon / uførepensjon
Dokumenter vedrørende evt. tildelte hederstegn
Andre korrespondanse vedr. ansatte som berører arbeidsforholdet
Oppsigelse av stilling / Bekreftelse på mottatt oppsigelse
Oppsigelsesbrev/avskjedigelsesbrev/evt. korrespondanse
Sluttattest
Tjenestebevis

Andre dokumenter

Andre dokumenter knyttet til et ansettelsesforhold skal i utgangspunktet ikke arkiveres i personalmappen. Dersom leder finner det hensiktsmessig for oversiktens skyld, kan imidlertid annen dokumentasjon knyttet til ansettelsesforholdet arkiveres i personalmappen.

Alle personalmapper skal bevares.
Dokumenter med tidsbegrenset interesse kan kasseres. Se regnskapsforskriftene og kommunens bevarings-/kassasjonsplan.