Steg

Beskrivelse

Ansvarlig

Sortering

Arkivverdig dokumenter sorteres i hoveddokumenter og vedlegg adskilt med strekkodeark.

Dokumenter som skal arkivbegrenses, tas bort. Se egen rutine for arkivbegrensning.

Dokumentsenteret

Skanning og kontroll

Det benyttes bunkeskanning. og alle dokumentene skannes i fullfarge 300 dpi.

Dokumentene skannes og kontrolleres i Pix Edit. Kontroller at

• at innholdet er lesbart
• at alle sidene er rett vei
• at alle sidene har kommet med

Dersom kvaliteten på enkelte ark ikke er god nok, må de slettes og skannes på nytt.

Når innskannede dokumenter er kontrollert og eventuelle mangler eller feilskanninger korrigert, bekreftes overføring av filene til WebSak

Dokumentsenteret

Registrer dokumentene i WebSak

Søk frem saken dokumentene skal arkiveres i.

Følgende felter må tas stilling til og fylles ut på journalposten:

• Tittel (følg skriveregler). Vær oppmerksom på tittellinje 2!
• Adm.enhet
• Saksbehandler
  • Hvis det er kjent hvilken saksbehandler som skal behandle dokumentet påføres dette i saksbehandlerfeltet på journalposten og saksbehandler mottar dokumentet som en inngående journalpost i kurven Dokumenter til behandling.
  • Hvis saksbehandler ikke er kjent, settes leder som saksbehandler. Leder fordeler så dokumentet videre, ref. leders ansvar i WebSak.
• Behandlingstype skal være V for restanse med forfallsdato.
• Brev-, journal- og forfallsdato kontrolleres og eventuelt korrigeres.
• Avsenders navn og adresse. Gjør oppslag i Folkeregisteret/Brønnøysundregisteret
  • Dersom interne skal orienteres, settes det av saksbehandler (ref. Instruks for bruk av WebSak)
• Avsenders referanse
• Gjør en foreløpig vurdering av skjerming og tilgang, se retningslinjer for gradering av dokumenter og eventuelt retningslinjer for offentlighetsvurdering.
• Titler på eventuelle vedlegg (følg skriveregler).

Når journalposten er kontrollert endres journalstatus til J (Journalført).

Dokumentsenteret

Videre håndtering av de fysiske dokumentene

Dokumenter som skal oppbevares etter skanning

Se retningslinjer for dokumenter som skal oppbevares på papir for en oversikt over hvilke papirer som skal oppbevares på papir, og som derfor ikke skal makuleres. NB: Husk å skriv en merknad på journalposten om at de fysiske dokumentene har blitt sendt i internposten.

Dokumenter som skal videresendes

Følgende dokumenter oversendes i internposten til ansvarlig saksbehandler etter registrering i WebSak (NB: husk å skriv en merknad på journalposten om at de fysiske dokumentene har blitt sendt i internposten):

• Søknader om seksjonering
• Diverse annet vedrørende seksjonering
• Retur av tinglyste dokumenter
• Diverse erklæringer
• Andre dokumenter som skal tinglyses
• Søknader om skjenkebevilling

Dokumenter som skal makuleres

• Resterende dokumenter oppbevares på et sikkert sted i 6 måneder, sortert løpende etter journaldato, før de makuleres.

Dokumentsenteret

Steg

Beskrivelse

Ansvarlig

Mottak

Mottak av digital post er beskrevet i egne rutiner for sentralt postmottak.

Dokumentsenteret

Registrer dokumentene i WebSak

Søk frem saken dokumentene skal arkiveres i.

Følgende felter må tas stilling til og fylles ut på journalposten:

• Tittel (følg skriveregler). Vær oppmerksom på tittellinje 2!
• Adm.enhet
• Saksbehandler
  • Hvis det er kjent hvilken saksbehandler som skal behandle dokumentet påføres dette i saksbehandlerfeltet på journalposten og saksbehandler mottar dokumentet som en inngående journalpost i kurven Dokumenter til behandling.
  • Hvis saksbehandler ikke er kjent, settes leder som saksbehandler. Leder fordeler så dokumentet videre, ref. leders ansvar i WebSak.
• Behandlingstype skal være V for restanse med forfallsdato.
• Brev-, journal- og forfallsdato kontrolleres og eventuelt korrigeres.
• Avsenders navn og adresse. Gjør oppslag i Folkeregisteret/Brønnøysundregisteret
  • Dersom interne skal orienteres, settes det av saksbehandler (ref. Instruks for bruk av WebSak)
• Avsenders referanse
• Gjør en foreløpig vurdering av skjerming og tilgang, se retningslinjer for gradering av dokumenter og eventuelt retningslinjer for offentlighetsvurdering.
• Titler på eventuelle vedlegg (følg skriveregler).

Når journalposten er kontrollert endres journalstatus til J (Journalført).

Dokumentsenteret

Steg

Beskrivelse

Ansvarlig

Hent frem dokumentene

Arbeidsavtalene havner i en egen kurv Signerte arbeidsavtaler til kontroll

Dokumentsenteret

Registrer dokumentene i WebSak

Dokumentene registreres på samme måte som andre arbeidsavtaler. Se eventuelt egen registreringsveileder på dokumentsenterets filområde. Vær obs på at dokumentene må kopieres over til aktuell personalmappe.

Dokumentsenteret