Sist revidert: 09.07.21

Begrepsavklaringer

Trykk her for begrepsavklaringer

GENERELT

Riksarkivarens bestemmelser om destruksjon av papirversjon etter skanning i den løpende arkivdanningen (riksarkivarens forskrift § 3-6) sier at

"Når arkivdokumenter på papir blir skannet i tråd med kravene i § 5-15, og de arkiveres elektronisk som ledd i den løpende arkivdanningen, kan papirversjonen av dokumentene destrueres. Arkivskaper har ansvar for å vurdere hvilke konsekvenser destruksjon vil kunne ha for juridiske rettigheter og plikter for organet selv eller for andre, og påse at behov for bevaring av originalmediet blir ivaretatt. Destruksjon må ikke skje dersom lovbestemte formkrav, for eksempel krav om håndskrevet signatur eller andre juridiske hensyn, krever at papirversjonen bevares. Det er ikke adgang til å destruere originaldokumenter som kommer inn under destruksjonsforbudet i § 8-7."

I norsk rettspraksis er kontrakter og avtaler medieuavhengig. Det vil si at det ikke stilles krav til format, og det er videre fri bevisførsel i Norge.

På bakgrunn av dette er det i utgangspunktet ikke behov for å oppbevare fysiske kontrakter på papir når disse har blitt skannet i tråd med kravene i Riksarkivarens forskrift § 5-15, med mindre det foreligger spesifikke krav om fysisk dokument.

Hvilke dokumenter må oppbevares på papir?

Følgende dokumenter/dokumenttyper vi er nødt å ha på papir selv om de har blitt skannet inn i Websak:

• Panteobligasjoner (oppbevares i safe hos Økonomi og regnskap)
• Garantidokumenter

Hvilke dokumenter anbefales at oppbevares på papir?

Det anbefales at avtaler og kontrakter for kjøp/salg av eiendom som Eigersund kommune foretar, oppbevares i papirformat i tillegg til elektronisk i Websak. Disse dokumentene skannes inn i saken de hører til, i tillegg til at de kopieres over i en samlesak med tittel "Avtalearkiv åååå". De fysiske dokumentene gis etter skanning til leder ved dokumentsenteret for videre oppbevaring i det fysiske avtalearkivet.