Type dokument/informasjon
|
Paragraf
|
Forklaring
|
| Opplysninger om personlige forhold (sensitive opplysninger) Eksempler:
- Oppfølgingsplaner for sykemeldte
- Dokumenter i barne- og elevmapper
- Innkalling, avlysing eller referat fra dialogmøte
- Oppsigelse som sier noe om helseforhold (en oppsigelse hvor det ikke fremkommer noe om helse, vil i utgangspunktet ikke kunne unntas etter § 13)
- Andre dokumenter som inneholder helseopplysninger eller sensitive opplysninger
|
Offl. § 13, fvl. § 13.1
|
Dette er unntak for det som omtales som "noens personlige forhold." Det vil typisk være helseopplysninger. NB: Som personlige forhold regnes ikke fødested, fødselsdato og personnummer, statsborgerforhold, sivilstand, yrke, bopel og arbeidssted, med mindre slike opplysninger røper et klientforhold eller andre forhold som må anses som personlige.
|
| Interne dokumenter Eksempler:
- Internt møtereferat
- Internt notat for en sak
- Dokument/epost sendt til andre ansatte i kommunen
|
Offl. § 14
|
§ 14 åpner kun for å unnta dokumenter som levere hele sine liv internt i kommunen. I det et dokument sendes til/mottas fra en ekstern part, gir ikke § 14 hjemmel til å unnta dokumentet lenger. Vær obs på at det ikke er vi som bestemmer om et dokument er mottatt fra eller sendt til noen eksterne. Er dokumentet fra/til noen eksterne, ja så er dokumentet det! Det vil si at dersom du får eller sender en epost/dokument til noen eksterne, kan du ikke velge å registrere dette som et internt dokument for å kunne unnta etter § 14. Da blir registreringen feil, og kommunen risikerer at informasjon går tapt/blir vanskelig å finne tilbake til.
|
| Eksterne dokumenter jeg bruker i saksforberedelse Eksempler:
- Dokumenter knyttet til råd/veiledning fra advokat
- Dokumenter knyttet til råd/veiledning fra konsulent
|
Offl. § 15
|
Noen ganger henter vi inn dokumenter fra eksterne aktører, i en sak vi jobber med, og som bør unntas. Dette kan feks. være uttalelser fra advokat. Du kan ikke registrere det som et internt dokument siden det kommer fra eksterne. Da kommer § 15 til unnsetning, og åpner for at vi kan unnta dokumenter med råd/veiledning m.m. fra eksterne parter.
|
| Økonomi-, lønns- eller personalforvaltning Eksempler:
- Dokumenter knyttet til spørsmål om lønn
- Dokumenter om stillingsendringer
- Dokumenter om annet knyttet til ansettelsesforholdet, og som ikke inneholder feks helseopplysninger
- Dokumenter knyttet til søknad om utdanningsstipend
|
Offl. § 23
|
Unntak av hensyn til en forsvarlig gjennomføring av kommunens økonomi-, lønns- eller personalforvaltning. Brukes gjerne på dokumenter i personalmappene som ikke inneholder helseopplysninger eller andre sensitive opplysninger (§ 13) eller gjelder ansettelse/forfremmelse (§ 25).
|
| Ansettelsesbrev og andre dokumenter i forbindelse med en ansettelse Eksempler
|
Offl. § 25
|
Unntak for dokumenter i sak om ansettelse eller forfremmelse i offentlig tjeneste. NB: Unntaket gjelder ikke søkerliste. Opplysninger om en søker kan likevel unntas fra offentlighet dersom søkeren selv anmoder om dette
|
| Karakterutskrift, vitnemål. Eksempler
- Karakterutskrift
- Vitnemål
- Attester
- Opplysninger for fastsetting av lønnsansiennit
- Autorisasjon som for eksempel sykepleier
|
Offl. § 26
|
§ 26 gjør at du kan unnta karakterer, vitnemål, fødselsnummer og nummer med tilsvarende funksjon, besvarelse til eksamen eller lignende prøve samt innlevert utkast til konkurranse e.l., hvem som skal få en pris.
|
| Dokumenter som inneholder fødselsnummer Eksempler:
- Dette kan være mye forskjellig. Hvis et dokument er påført fødselsnummer, og ikke inneholder annet som gir grunnlag for unntak, kan § 26 benyttes.
|
Offl. § 26
|
§ 26 gjør at du kan unnta karakterer, vitnemål, fødselsnummer og nummer med tilsvareande funksjon, besvarelse til eksamen eller lignende prøve samt innlevert utkast til konkurranse e.l., hvem som skal få en pris.
|
