Når det opprettes dokumenter i en personalmappe, får dokumentene automatisk samme skjerming som selve personalmappen. Alle personalmapper har skjermingen P3 § 13/13
Mye av dokumentasjonen i personalmappene har imidlertid ikke et innhold som gjør at det kan unntas etter § 13. Nedenfor følger en oversikt over de mest aktuelle bestemmelsene.
Type dokument/informasjon
|
Gradering
|
Forklaring
|
| Opplysninger om personlige forhold (sensitive opplysninger) Eksempler:
- Oppfølgingsplaner for sykemeldte
- Innkalling, avlysing eller referat fra dialogmøte
- Oppsigelse som sier noe om helseforhold (en oppsigelse hvor det ikke fremkommer noe om helse, vil i utgangspunktet ikke kunne unntas etter § 13)
- Andre dokumenter som inneholder helseopplysninger eller sensitive opplysninger
|
P3 § 13
|
Paragrafen pålegger oss å unnta opplysninger om "noens personlige forhold." Det vil typisk være helseopplysninger. NB: Som personlige forhold regnes ikke fødested, fødselsdato og personnummer, statsborgerforhold, sivilstand, yrke, bopel og arbeidssted, med mindre slike opplysninger røper et klientforhold eller andre forhold som må anses som personlige.
|
| Økonomi-, lønns- eller personalforvaltning Eksempler:
- Dokumentasjon om lønnsforhandlinger (kollektive og/eller individuelle)
- forhandlinger om arbeidstidsordninger
- konflikter
Vær obs på at denne paragrafen kun kan brukes for å verne våre egne interesser. Paragrafen kan ikke brukes for å verne om den ansatte.
|
P3 § 23
|
Paragrafen gir oss hjemmel for å kunne unnta opplysninger av hensyn til en forsvarlig gjennomføring av kommunens økonomi-, lønns- eller personalforvaltning. NB. Det er strenge vilkår for å bruke denne paragrafen. Hensikten med paragrafen er å verne om det offentlige sine økonomiske interesser i forhandlinger og forretninger. Det er altså ikke mulig å bruke denne bestemmelsen for å verne/skjerme den ansattes interesser.
- Økonomiforvaltning: Med økonomiforvaltning åpnes det for å unnta opplysninger om privatøkonomiske interessene til kommunen i forhandlingssituasjoner. Vil i hovedsak være aktuelt ved kjøp/salg og avtaleforhandlinger.
- Lønnsforvaltning: Med lønnsforvaltning mener loven kommunens forhandlingsposisjon i forbindelse med kollektive og individuelle forhandlinger. Det er et vilkår at innsyn vil svekke kommunens forhandlingsposisjon.
- Personalforvaltning: Med personalforvaltning siktes det til forhandlinger som ikke direkte gjelder økonomi, og kan feks. gjelde forhandlinger om arbeidstidsordninger, konflikter m.m. Vær obs på at det kun kan brukes for å verne kommunen, ikke den ansatte.
|
| Ansettelsesbrev Eksempler
|
P3 § 25
|
Paragrafen gir oss hjemmel for å unnta ansettelsesbrev.
|
| Karakterutskrift, vitnemål. Eksempler
- Karakterutskrift
- Vitnemål
- Attester
- Autorisasjon som for eksempel sykepleier
|
P3 § 26
|
Paragrafen gir oss hjemmel for å unnta blant annet karakterer og vitnemål.
|
| Dokumenter som inneholder fødselsnummer Eksempler:
- Dette kan være mye forskjellig. Hvis et dokument er påført fødselsnummer, og ikke inneholder annet som gir grunnlag for unntak, kan § 26 benyttes.
|
P3 § 26
|
Paragrafen gir oss hjemmel for å unnta blant annet fødselsnummer og nummer med tilsvarende funksjon (typisk D-nummer)
|
| Annen dokumentasjon Eksempler:
- Oppsigelse av stilling (uten helseopplysninger)
- Spørsmål om lønn (som ikke er i forbindelse med forhandlinger)
- Spørsmål om stillingsendring m.m. (som ikke inneholder helseopplysninger)
- Utdanningsstipend
|
A3 AN
|
Dette er ikke en hjemmel for å unndra fra innsyn, men en gradering som skjermer informasjon på postliste m.m. A3 AN gir ikke grunnlag for å nekte innsyn.
|
