Innledning

Langtidsbevaring av elektronisk arkivmateriale gjøres gjennom et arkivuttrekk. Kort fortalt betyr det å ta alle bevaringsverdige data og elektroniske arkivdokumenter ut av systemet i et format og med en struktur som er egnet for langtidsbevaring.

Et arkivuttrekk kan imidlertid by på ulike utfordringer, som gjør det komplisert å sikre et korrekt og fullverdig arkivuttrekk. Se for eksempel https://lok.as/149/binaere-filer-i-databasefelt-beregnet-pa-tekst som adresserer en utfordring i forbindelse med uttrekk fra Visma Flyktning og Voksenopplæring (FlyVo). God systemforståelse og kjennskap til slike typiske utfordringer anses derfor som viktig i arbeidet med arkivuttrekk. 

Gjennomføring av arbeidet med uttrekk og deponering/avlevering av de elektroniske systemene

Arbeidsgruppe

Eigersund kommune har etablert en  arbeidsgruppe som skal jobbe med arkivuttrekk. Arbeidsgruppen består av en representant fra

• Dokumentsenter
• IKT
• IKA Rogaland

Arbeidsgruppen skal som et minimum ha fire arbeidsmøter pr. år. Agenda settes for hvert arbeidsmøte, men vil ta utgangspunkt i et konkret elektronisk system som det skal tas uttrekk av. Det legges årlig en plan for de kommende møtene og prioritering av systemer det skal gjøres uttrekk av. Dette meldes inn som en del av kommunens årlige samarbeidsplan med IKA Rogaland.

Koordinering og ansvarsfordeling

Selve arbeidet med arkivuttrekk gjøres hovedsakelig i fellesskap på arbeidsmøter. 

Dokumentsenteret har ansvaret for

• innkalling til arbeidsmøter
• koordinering av arbeidet
• administrativt arbeid (arkivering, utfylling av skjema i forbindelse med overføring av uttrekksfil).

IKT  har ansvar for nødvendige tekniske oppgaver, herunder

• kopi av database
• evt. justeringer i tabeller m.m. i forkant av uttrekk
• kjøring av uttrekk
• oppbevaring av uttrekk fram til oversending
• oversending av endelig fil etter uttrekk

IKA Rogaland bidrar med faglig kompetanse, kjennskap til systemer (tabeller og databaser) og erfaringer fra andre uttrekksprosjekter de har deltatt i.

Programvare eller annet utstyr

IKA Rogaland har gjort seg erfaringer med ulike uttrekksverktøy, og anbefaler bruk av Spectral Core for uttrekk av fagsystemer. Eigersund kommune legger IKA Rogalands anbefalinger til grunn, og bruker derfor i hovedsak Spectral Core.

I den grad det er nødvendig med annen programvare, vil dette avklares i dialog med IKA Rogaland. 

Når skal det tas uttrekk?

Når et system eller en arkivdel med elektronisk arkivmateriale periodiseres eller avsluttes, skal det tas uttrekk. Det aktuelle systemet føres da opp på listen over hvilket elektronisk arkivmateriale som skal langtidsbevares. Arbeidsgruppen tar så stilling til prioritering. 

Hvilket elektronisk arkivmateriale skal langtidsbevares?

Nedenfor er en oversikt over elektroniske systemer som skal langtidsbevares samt tidspunkt for uttrekk og deponering/avlevering.

Systemer/perioder som er avsluttet

Systemer i drift som ikke er koblet til arkivkjerne

Systemer i drift koblet til arkivkjerne

For systemene som er listet opp nedenfor gjøres uttrekk fra VSA-kjernen ved bruk av egen periodiserings- og uttrekksfunksjonalitet i VSA-kjernen.

VSA-kjernen ble tatt i bruk på ulike tidspunkter for de ulike systemene, se informasjon om tidspunkt på https://eigersund.arkivplan.no/content/view/full/10902.

Etter avklaring med IKA Rogaland vil vi etter en 4-årsperiode se på mengden produsert dokumentasjon. Har det blitt produsert mye dokumentasjon i perioden, settes systemet opp på arbeidsplanen for å gjøre en periodisering og uttrekk. Har det blitt produsert lite dokumentasjon i perioden, settes periodene til 8 år. 

For Visma Familia har gått i overkant av 4 år, og dette blir derfor det første systemet som skal ses på. 

Systemer som er tapt

Følgende systemer har blitt avsluttet uten uttrekk:

• IST extence
• Visma unique barnehage
• Visma unique kulturskole
• Humanus

Kommunen kan ikke se å ha systemene/databasene tilgjengelige på servere eller backup. Systemene må derfor anses som tapt. Systemene hadde papirarkiver, som er bevart og befinner seg i kommunens fjernarkiver.

I hvilket arkivdepot skal arkivuttrekkene langtidsbevares?

Arkivuttrekkene avleveres til IKA Rogaland, som lagrer elektroniske arkivuttrekk hos KDRS (se https://ikarogaland.no/for-kommuner/deponering-earkiv/ for mer informasjon).

Når skal vi overføre ferdig arkivuttrekk til arkivdepot?

Arkivuttrekk skal overføres til IKA Rogaland så fort som mulig etter at uttrekket er gjort. Normalt vil overføringen skje innen 1-3 virkedager. Fram til overføring, oppbevarer IKT uttrekket på et sikkert sted.

Kostnader

Slik arbeidsgruppen har organisert arbeidet sitt, er det få kostnader knyttet til arbeidet med langtidsbevaring av elektroniske systemer.

Programvaren Spectral Core har blitt kjøpt inn for å gjøre uttrekk. Ut over dette er det ikke behov for annen programvare eller utstyr ut over det kommunen disponerer.

Arbeidsgruppen har en solid kompetanse på uttrekk, og gjennom IKA Rogaland tilgang til et nettverk hvor uttrekk og utfordringer med uttrekk kan tas opp og drøftes. 

Arbeidsgruppen har i utgangspunktet 4 heldagsmøter i løpet av året som det må settes av tid til. Ut over dette må det påregnes enkelte små oppgaver i tillegg, for eksempel utfylling av skjema før oversendelse av uttrekk, evt. avklaringer med leverandører m.m.

Finansiering

Har vi midler til dette i driftsbudsjettet?

Det er ikke satt av egne midler i driftsbudsjettet til arbeidet med uttrekk, men siden det ikke estimeres særlige direkte kostnader med arbeidet, anses det ikke å være et behov. Eventuelle verktøy for uttrekk som kommunen ikke har, dekkes gjennom ordinær drift.

Oppstår det tilfeller hvor det blir blir behov for midler ut over det som kan dekkes gjennom daglig drift, meldes dette inn i henhold til kommunens rutiner.