Arkivplan.no
Utskriftsvennlig versjon

Utvikling av kommunens arkiv og dokumentasjonsforvaltning

Utvikling for fremtiden

I en tid hvor sosiale medier er den foretrukne kommunikasjons- og formidlingskanalen, hvor stadig mer av den offentlige tjenesteproduksjonen foregår digital, og hvor informasjon og dokumentasjon skapes digitalt, er det viktig at dokumentsenteret har en god forståelse for både arkivfaget og digitalisering. Digitalisering handler i stor grad om informasjons-/dataflyt både mellom interne og ekstern aktører. For å kunne levere mer effektive tjenester til innbyggerne i Eigersund kommune og samtidig forbedre og forenkle interne arbeidsprosesser, satses det derfor, i tråd med nasjonale føringer, på økt digitalisering.

Arkivering bør i så stor grad som mulig skje som en integrert og naturlig del av en arbeidsprosess, og fortrinnsvis så automatisk som mulig. Dette innebærer at dokumentsenteret - i den grad kapasiteten og ressursene tillater det - løfter blikket fra de daglige driftsoppgavene for å få en forståelse av saksbehandlingsprosessene i og mellom de forskjellige enhetene i kommunen. På den måten skal dokumentsenteret bidra i kommunens digitaliseringsarbeid, og være med å skape en så sømløs og effektiv dokumentflyt som mulig.

 

Historisk utvikling

Arkivnøkler

1999

|

   

Frem til slutten av 1999 arkiverte kommunen etter NKS-nøkkelen. Ved innføring av WinSak ble K-kodene tatt i bruk.

         

Personalarkivet

       

Personalkort

I tiden før det var opprettet fysisk personalarkiv, ble det ført personalkort for alle ansatte. Noen av disse kortene er lagt i den enkeltes personalmappene.

Kortene for ansatte som ikke har hatt personalmappe står i kassetter på sekretærkontoret.

  • En kassett inneholder personalkort for tidligere ansatte i Eigersund kommune.
  • En kassett inneholder personalkort for tidligere ansatte v/Bakkebø instirusjon før Eigersund kommune overtok personalansvaret.

Ferievikarer

Originale søknader og ansettelsesbrev vedrørende ferievikarer i helse- og omsorgsavdelingen ble arkivert i egne permer for hvert år. Permene «fulgte med» til Personalavdelingen da Helse- og omsorgsavdelingen ble flyttet til Rådhuset. Dokumentene er til god nytte når tidligere vikarer ønsker tjenestebevis fra perioden med gammelt lønnssystem.

         

Organisering

2011

|

   

Interkommunalt barnevern for kommunene Eigersund, Lund og Sokndal ble etablert 01.12.11. I desember og januar er Dalane Barnevern i en etableringsfase. Dalane barnevern tok i bruk systemet Visma Unique Familia for behandling av klientsaker. Dokumenter arkiveres på papir.

         

2019

|

   

01.02.19 ble det gjennomført en formell omorganisering av tidligere sentraladministrasjonen i Eigersund kommune (se sak 18/2195 i WebSak). De tidligere avdelingene "Informasjon", "Økonomi" og "Personal og organisasjon" ble omgjort til "Finans og analyse" og "Organisasjon og læring". Arkivet ble en del av Organisasjon og læring, og skiftet samtidig navn til Dokumentsenter. WebSak ble ikke periodisert ved denne omorganiseringen. Ved tidspunktet for omorganiseringen var det en del uavklarte spørsmål, og det forelå derfor ikke et oppdatert organisasjonskart. Dette medførte at organisasjonsoppbygningen i WebSak med tilhørende rettighetsstruktur ikke ble endret på dette tidspunktet.

19.08.19 og 27.08.19 ble det bygget opp ny organisasjonsstruktur i WebSak tilpasset kommunens nye organisering.

  • 19.08.19 ble Kommunikasjon, Tekniske tjenester, Samfunnsutvikling, Finans og analyse og Organisasjon og læring omorganisert i WebSak med nye enhetskoder.
  • 27.08.19 ble Helse og omsorg, Kultur og oppvekst, Politisk ledelse, Eigersund Næring og havn og Eigersund Parkering omorganisert i WebSak med nye enhetskoder.
         

Digitalisering

2002

|

   

Høsten 2002 innførte Eigersund kommune sentralarkiv med skanning av dokumenter. Sentralarkivet var plassert i stab under interne tjenester. All post til kommunen ble mottatt og fordelt i kommunens postmottak i 4. etasje på rådhuset. Arkivverdig post ble registrert, skannet og arkivlagt. Saksbehandlere i avdelinger/ytre enheter mottok registrerte dokumenter elektronisk for videre behandling.

Fra 2002-2007 ble Forum WinSak benyttes som sakarkiv.

         

2007

|

   

I 2007 gikk Eigersund kommune over til det fullelektroniske sak-/arkivsystemet Acos WebSak.

         

2017

|

   

Fra 01.01.17 ble CosDoc delvis elektronisk. Alle pasientjournaler ble fullelektroniske, som innebar at det ikke lenger ble lagt papirdokumenter i pasientenes journaler. Dokumenter registrert i journaler oppbevares i ett år før de makuleres. Det forekommer unntak, som til enhver tid vil fremkomme av registreringsveilederen for CosDoc.

         

2018

|

   

Dalane barnevern tok 11.12.18 i bruk Visma Samhandling Arkiv (VSA), og gikk med dette over til et fullelektronisk klientarkiv med et skarpt skille. Det ble samtidig gjort uttrekk fra Familia 11.12.18, som har blitt avlevert til IKA.

         

2019

|

   

PPT tok 04.09.19 i bruk Visma Samhandling Arkiv (VSA), og gikk med dette over til et fullelektronisk klientarkiv med et skarpt skille.

         

Annet

2019

|

   

Signerte protokoller fra ansettelsessaker innbindes ikke f.o.m 01.01.19, jf. rutine for ansettelsessaker.

         

2020

|

   

Signerte vedtak (Cosdoc) innbindes ikke f.o.m 01.01.20, jf. rutine for vedtak.

         
         
         
Laster...