Hopp til hovedinnhold (trykk enter)
Arkivplan.no
Opp ett nivå

Rutine for kontroll og publisering av postliste/offentlig journal
Printer-ikon  Utskriftsvennlig versjon

Status: Godkjent

Godkjent av: Leder dokumentsenter

Sist revidert: 13.12.22

 

INNLEDNING

Kommunen er pålagt å ha en postliste tilgjengelig for publikum og presse, jf. arkivforskrifta § 9. En postliste sikrer større åpenhet og mulighet for innsyn i kommunens aktiviteter, noe som er en styrke for (lokal)demokratiet. Samtidig skal Eigersund kommune praktisere meroffentlighet, og en offentlig postliste bidrar til dette.

Kontroll og publisering av postliste/offentlig journal skal gjøres daglig.

  

Hensikt

Rutinen skal sikre at 

  • journalinformasjonen (metadataene) er korrekte, utfyllende og informative.
  • alle taushetsbelagte eller andre sensitive opplysninger er skjermet på en forsvarlig måte.
  • titler er i samsvar med skriveregler
  • postlisten tilgjengeliggjøres på kommunens nettside (se her).

 

Ansvar

Ansvar etter rutinen er spesifisert i beskrivelsen nedenfor.

 

Avvikshåndtering

Avvik fra rutinen meldes i kommunens internkontrollsystem (QM+)

 

RUTINE

Steg

Beskrivelse

Ansvarlig

Produser rapport

Rapporten for postlisten genereres for aktuelle datoer i Websak, ved hjelp av funksjonen ”Rapporter”. Kun journalførte journalposter skal tas med.

Dokumentsenteret

Kontroller rapporten 

Rapporten skal kontrolleres av én person.

Rapporten gjennomgås nøye, og hvis det oppdages feil, gjøres nødvendige rettelser/korrigeringer i WebSak i henhold til sjekkpunktene som er listet opp nedenfor.

Sjekkpunkter for sak:

  • Skal saken unntas fra offentlighet?
  • Sjekk om tittel er riktig registrert. Bruk sjekkpunkter for tittel, se nedenfor.

Sjekkpunkter for journalpost:

  • Er det brukt riktig dokumentkategori?
  • Sjekk om tittel er riktig registrert. Bruk sjekkpunkter for tittel, se nedenfor
  • Skal avsender/mottaker skjermes?
  • Er det brukt riktig paragraf ved skjerming?

Sjekkpunkter for tittel:

  • Vurder om tittelen er god i forhold til søking/gjenfinning.
  • Sjekk at tittelen er i henhold til skriveregler.
  • Vurder om tittelen eller deler av den skal skjermes.

Dokumentsenteret

Oppbevaring av rapport etter kontroll

Hvis rapporten har blitt skrevet ut, oppbevares den i egen perm. Rapportene makuleres etter en liten stund, eventuelt når permen er full.

Dokumentsenteret

Oppdater kommunens postliste

Logg inn på pc hvor DRUM er, og gjør følgende:

  • Kjør steg 1, se ikon på skrivebordet. 
  • Når steg 1 er ferdig, kjøres steg 2. Du får opp en rapport. Velg "Vis differanse" og skriv ut rapporten. Lagre rapporten i egen mappe på skrivebordet på pcen. 
  • Les gjennom rapporten, og sjekk spesielt at korrekt skjerming er påført. Dersom du oppdager feil som må rettes før publisering - feks. manglende gradering -  må journalposten rettes i WebSak, og steg 1 og 2 må gjentas. Evt. mindre skrivefeil rettes i ettertid, og blir korrigert på postlisten neste dag drummen kjøres. 
  • Når alt er ok, kjøres steg 3. Kommunens postliste blir da oppdatert.

Dokumentsenteret