Hopp til hovedinnhold (trykk enter)
Arkivplan.no
Opp ett nivå

Rutine for kvalitetssikring av dokumenter og saker i WebSak

Printer-ikon  Utskriftsvennlig versjon

Status: Godkjent

Godkjent av: Leder Dokumentsenter

Sist revidert: 10.08.23

  

INNLEDNING

Rutinen tar for seg følgende:

Daglig kontroll - journalføring av dokumenter i status E og F

Daglig kontroll - journalføring av dokumenter i status S

Daglig kontroll - saker i status R

Daglig kontroll - saker sendt til avslutning

Periodisk kontroll - dokumenter i status R

 

Hensikt

Rutinen skal 

  • sikre at dokumentene kan gjenfinnes i dag og i framtida
  • kvalitetssikre at alle dokumenter (filer) er lesbare
  • kvalitetssikre at registreringsopplysninger (metadata) er korrekte og utfyllende
  • kvalitetssikre at taushetsbelagte opplysninger er skjermet både internt i kommunen og for offentlighetet

 

Ansvar

Ansvar etter rutinen er spesifisert i beskrivelsen nedenfor.

 

Avvikshåndtering

Avvik fra rutinen meldes i kommunens internkontrollsystem (QM+)

  

Definisjoner

Trykk her for begrepsavklaringer

 

RUTINE

 

Daglig kontroll - journalføring av dokumenter i status E og F

Status E betyr at saksbehandler er ferdig med dokumentet og har ekspedert det.

Status F betyr at saksbehandler er ferdig med dokumentet eller at dokumentet har blitt godkjent, men ikke at det har blitt ekspedert.

Kontroll av dokumenter i status E og F henter opp utgående dokumenter, e-post ut, notater med oppfølging og notater uten oppfølging i status E og F.

Steg

Beskrivelse

Ansvarlig

Velg journalpost

Søk frem eller finn journalpost som skal kontrolleres i kurvene:

  • Dok.type U til journalføring - status E
  • Dok.type U til jouranlføring - status F
  • Dok.type N til journalføring
  • Dok.type X til journalføring

Dokumentsenteret

Utfør kontroll

Kontroller følgende:

1) Tilknyttede dokumenter

  • Har journalposten tilknyttet dokument?
    • Hvis ja
      • Åpne dokument(ene) og sjekk at alle opplysningene stemmer med opplysninger registrert i journalposten. Vær obs på dokumentdato!
      • Sjekk at filnavnet på dokumentene er i henhold til skrivereglene.
    • Hvis nei
      • endre statusen tilbake til R.
      • be saksbehandler om å knytte aktuelt dokument til journalposten og ekspedere på ny.

2) Journalposten

  • Sjekk at tittelen er i henhold til skrivereglene.
  • Sjekk at det har blitt påført korrekt skjerming. Dersom noe skal skjermes, må dette stå på linje 2 i tillegg til at journalposten må være skjermet med graderingskode og hjemmel.
  • Sjekk at dokumenttypen er korrekt (at det faktisk er U, N eller X).
  • Sjekk at det er påført korrekt mottaker. Vær obs på om mottaker skal være en person eller en virksomhet!

3) Tilknytning til sak

  • Er journalposten registrert i riktig sak? Hvis nei, flytt journalposten til riktig sak og informer saksbehandler.

Dokumentsenteret

Journalføring av dokumenter i status E

Journalfør ved å endre journalstatus fra E til J.

Dokumentsenteret

Journalføring av dokumenter i status F

Hvis dokumentet er en e-post, kan det journalføres etter at kontrollen beskrevet ovenfor er foretatt.

Hvis dokumentet ikke er en e-post, sjekk

  • dokumentdato
  • om dokumentet har vært til/er til godkjenning
  • om det tidligere har blitt sendt en merknad til saksbehandler om at dokumentet står i status F

Hvis dokumentdato er mer enn én uke tilbake i tid, eller dokumentet ble godkjent for mer enn én uke siden, sendes en merknad til saksbehandler om at dokumentet ikke står som ekspedert. Standard tekst finnes på dokumentsenterets filområdet. 

Hvis det tidligere har blitt sendt en merknad, sjekk tidspunkt for merknaden.

Journalposter i status F hvor det har blitt sendt merknad for minst én uke side, journalføres, jf. standardteksten som sendes som merknad.

Dokumentsenteret

 

Daglig kontroll - journalføring av dokumenter i status S

Status S er e-poster som saksbehandler selv legger inn i en sak.

Steg

Beskrivelse

Ansvarlig

Velg journalpost

Søk frem eller finn journalposten som skal kontrolleres i kurven "Dok.type I til journalføring".

Dokumentsenteret

Utfør kontroll

Kontroller følgende:

1) Tilknyttede dokumenter

  • Har journalposten tilknyttet dokument?
    • Hvis ja
      • Åpne dokument(ene) og sjekk at alle opplysningene stemmer med opplysninger registrert i journalposten. Vær obs på dokumentdato!
      • Sjekk at filnavnet på dokumentene er i henhold til skrivereglene.
      • Slett eventuelle logoer og annet som har lagt seg med som vedlegg som det ikke er behov for
    • Hvis nei
      • endre statusen tilbake til status R.
      • be saksbehandler om å knytte aktuelt dokument til journalposten.

2) Journalposten

  • Sjekk at tittelen er i henhold til skrivereglene.
  • Sjekk at det har blitt påført korrekt skjerming. Dersom noe skal skjermes, må dette stå på linje 2 i tillegg til at journalposten må være skjermet med graderingskode og hjemmel.
  • Sjekk at dokumenttypen er korrekt (at det faktisk er et inngående dokument).
  • Sjekk at det er påført korrekt avsender. Vær obs på om mottaker skal være en person eller en virksomhet!

3) Tilknytning til sak

  • Er journalposten registrert i riktig sak? Hvis nei, flytt journalposten til riktig sak og informer saksbehandler.

Dokumentsenteret

Journalfør e-posten

Journalfør ved å endre journalstatus fra S til J.

Dokumentsenteret

 

Daglig kontroll - saker i status R

Saker som saksbehandler oppretter får status R (reservert).

Steg

Beskrivelse

Ansvarlig

Velg sak

Velg sak som skal kontrolleres i kurven "Reserverte arkivsaker", eller gjør et søk etter saker i status reservert.

Dokumentsenteret

Utfør kontroll

Kontroller følgende:

1) Sjekk saksmerknader

  • Sjekk eventuelle saksmerknader for å se om det står noe med relevans for dokumentsenteret håndtering av saken.

2) Se etter tilsvarende saker

  • Sjekk at saken ikke tidligere er opprettet på annet saksnummer. Hvis dette er tilfelle flyttes eventuelle journalposter til riktig sak og saken settes som utgår.

3) Informasjon om saken

  • Sjekk at tittelen er i henhold til skrivereglene.
  • Sjekk at det har blitt påført korrekt skjerming. Dersom noe skal skjermes, må dette stå på linje 2 i tillegg til at saken må være skjermet med graderingskode og hjemmel.
  • Sjekk at saken er i rett arkivdel.
  • Sjekk at saken har fått korrekt klassering (K-kode). Bruk oppslag i WebSak, K-kodeheftet eller oversikten over eksempler på saksområder for å finne korrekte K-koder. 

Dokumentsenteret

Endre status

Når saken er kontrollert og i orden endres saksstatus til B (Under behandling).

Dokumentsenteret

 

Daglig kontroll - saker sendt til avslutning

Når en saksbehandler ikke regner med at det kommer nye dokumenter i en sak, sender saksbehandler saken til avslutning. Saksbehandler får opp et vindu med noen kontrollpunkter, som tar for seg 

  • Klasseringer (er dette rett for arkivdel, har de ordningsprinsipp og -verdi. NB: Om det er påført korrekt klassering kontrolleres ikke, og må gjøres manuelt.)
  • om det er avsender/mottaker på journalposter som krever dette
  • om journalposter har hoveddokument
  • om aktiv versjon har elektronisk fil
  • om journalpostene har gyldig status
  • om journalpostene har restanse

Enkelte av punktene gjør at saksbehandler ikke får lov å sende saken til avslutning (markert med rødt kryss), blant annet manglende avsender/mottaker. Saksbehandler må da rette opp i dette, og sende saken til avslutning etterpå.

For andre kontrollpunkter får saksbehandler sende saken til avslutning selv om det er mangler (markert med gult utropstegn). Det kan for eksempel være hvis saken inneholder en journalpost som ikke er journalført, eller hvis noen journalposter fortsatt har restanse. Hvis saken likevel sendes til avslutning, vil dokumentsenteret få samme beskjed om disse manglende. Dokumentsenteret legger til grunn at når en saksbehandler aktivt har sendt en sak til avslutning, har vedkommende samtidig tatt stilling til slike mangler, og går god for at de kan ordnes (vinduet med kontrollpunktene sier hva som vil skje hvis saken sendes til avslutning). Det innebærer at det ikke er behov for å sende saken i retur for slike mangler.

Steg

Beskrivelse

Ansvarlig

Velg sak

Velg sak som skal kontrolleres i kurven "Arkivsaker til avslutning".

Dokumentsenteret

Utfør kontroll

Kontroller følgende:

1) Saksmerknader

  • Sjekk eventuelle saksmerknader for å se om det står noe med relevans for dokumentsenterets håndtering av saken.

2) Skjerming

3) Sakstittel

  • Sjekk tittelen opp mot skrivereglene og eventuelle standardtekster.
  • Vurder om tittelen er god i forhold til søking/gjenfinning.
  • Sjekk for skrivefeil.
  • Sjekk om tittelen eller deler av den må skjermes.

4) Journalenhet

  • Sjekk at journalenhet er «PM».

5) Arkivdel

  • Sjekk at saken ligger i rett arkivdel.

6) Klassering

  • Sjekk at saken har korrekt klassering. Bruk oppslag i WebSak, K-kodeheftet eller oversikten over eksempler på saksområder for å finne korrekte K-koder. 

Dokumentsenteret

Ved tvil om saken kan avsluttes

Saken sendes tilbake til saksbehandler ved å ta bort "ØA"-merknaden. Gi saksbehandler beskjed om hvorfor saken ikke kan avsluttes.

Dokumentsenteret

Endre status

Når saken er kontrollert og i orden endres saksstatus til A (Avsluttet).

Dokumentsenteret

 

Periodisk kontroll - dokumenter i status R

Hver 3. måned (januar, april, juli og oktober) skal det foretas en kontroll av dokumenter i stats R - reservert som er eldre enn 3 måneder. 

Steg

Beskrivelse

Ansvarlig

Søk frem aktuelle dokumenter

Søk opp alle dokumentene i status R med dokumentdato eldre enn 3 måned

Dokumentsenteret

Sorter søkeresultatet

Søkeresultatet sorteres på de ulike enhetene

Dokumentsenteret

Send oversikt

Oversikt for de ulike enhetene sendes til enhetsleder på e-post. I e-posten vil det fremkomme hva som må gjøres. Tekst til e-post finnes på  dokumentsenterets filområdet. 

Dokumentsenteret

Tilbakemeldinger
  • Dokument skal slettes → dokument feilregistreres
  • Dokument er ikke ferdig → vi foretar oss ingenting
  • Dokument er ferdig/sendt → dokumentet journalføres.

Dokumentsenteret

Påføring av merknad
  • Dersom andre enn saksbehandler beslutter at journalposten skal journalføres, skal ALLTID informasjon om dette noteres som merknad. Eksempler på merknad kan være:
    • “Journalført etter avtale med leder/annen saksbehandler” ,
    • “Journalført av dokumentsenteret på grunn av manglende tilbakemelding fra saksbehandler (og ev. leder)” eller
    • “Saksbehandler sluttet, journalført etter avtale med leder/N.N”