Det foretas to postsorteringer hver dag, én sortering på morgenen og én sortering på ettermiddagen. Postombringing følger faste kjøreruter for de ulike dagene.
Rutinen skal sikre at fysisk post til Eigersund kommune blir åpnet og arkivert i henhold til gjeldende lovverk.
Ansvar etter rutinen er spesifisert i beskrivelsen nedenfor.
Steg
|
Beskrivelse
|
Ansvarlig
|
| Postmottak
|
Kommunens fysiske postmottak er sentralisert. Post til Eigersund kommune hentes i postboks 580 og 70, og leveres til dokumentsenteret. Intern- og eksternpost hentes daglig i henhold til kjøreruter.
|
Internpostbud
|
| Kontroll og oppdatering av postfullmakt
|
Som et minimum skal postfullmakten for å hente ut rekommanderte sendinger og verdisendinger til Eigersund kommune, kontrolleres og oppdateres 1 gang pr. år.
|
Dokumentsenteret
|
| Post mottatt ved Veiledningstorget
|
Post som mottas ved Veiledningstorget skal sendes som hovedregel uåpnet i internposten til dokumentsenteret. Om avsender/ publikummer ønsker posten stemplet, benyttes stempelet VT, og det påføres "innlevert + dato", samt signatur fra den som mottar posten. Posten legges så i internkonvolutt i internposthyllen. Posten påføres nytt stempel når den mottas av dokumentsenteret, jf. rutinebeskrivelse for sortering og åpning av fysisk post nedenfor. Post adressert med personnavn før enhetsnavn, trengs ikke sendes til dokumentsenteret, men kan sendes direkte til mottaker i internposten. NB: Post adressert til en rolle (for eksempel Byggesakssjef/Byggesakssjef [navn]) skal sendes til dokumentsenteret.
|
Veiledningstorget
|
| Post mottatt direkte hos saksbehandler
|
Hvis en saksbehandler mottar fysisk post (som er arkivverdig) direkte fra avsender, må saksbehandler sørge for at den mottatte posten blir registrert inn i kommunens sak-/arkivsystem eller fagsystem. Dette kan gjøres ved enten å selv skanne inn posten, eller sende den til dokumentsenteret.
|
Saksbehandler
|
| Sortering og åpning av fysisk post
|
Internpost (brune konvolutter)
Ekstern post1) Innkommende
- Post som ikke er arkivpliktig, f.eks. aviser, blader osv. legges i enhetens posthylle. Se egen rutine for arkivbegrensning.
- Reklame og lignende som ikke er personlig adressert, returneres eller kastes.
- Post adressert med personnavn før enhetsnavn, samt post til politiske partier åpnes ikke. Denne posten videresendes til mottaker med mindre det er gitt fullmakt til at dokumentsenteret kan åpne. Mottaker returnerer post til dokumentsenteret for registrering hvis dokumentet er arkivpliktig. NB: Post adressert til en rolle (for eksempel Kommunedirektør [navn]) åpnes.
- Post adressert til følgende enheter legges uåpnet i enhetens posthylle:
- PPT
- NAV
- Kommunale legekontor
- Jordmor/helsestasjon
- Legevakten
- Skatteoppkreveren (skatteoppkreving ble overført fra kommunen til staten 1. november 2020. Post til skatt mottatt etter dette skal håndteres iht. egne rutiner, se eventuelt skatteetatens nettside for informasjon)
- Landbrukskontoret
- Egersund Landstrøm AS (sendes Egersund næring og havn KF)
- Sikkerhetsgradert post (merket KONFIDENSIELT, HEMMELIG eller STRENGT HEMMELIG håndteres som beskrevet i egen punkt nedenfor.
2) Utgående post
- Utgående post legges til frankering.
CosDoc
- Dokumenter som skal registreres i CosDoc legges i eget omslag. Følgende dokumenttyper er det viktig at prioriteres dersom dokumentene ikke har vært hos gjeldende enhet før de kom til dokumentsenteret (disse legges i eget omslag for "Haster"):
- Søknader om tjenester
- Skjema for legemiddelhåndtering
- Følgende dokumenter skal ikke skannes, men sendes i internposten til Helse og omsorg:
- Midlertidig fullmakt til legemiddelhåndtering
Feilsendt post
- Feilsendt post som kommer i retur åpnes og sendes tilbake til avsender i internposten.
|
Dokumentsenteret
|
| Brev uten fullstendig adresse
|
Utgående brev uten fullstendig adresse sendes i retur til enhet/person som har sendt dem, med beskjed om at fullstendig adresse er nødvendig. Fullstendig adresse innebærer
- navn
- postadresse
- postnummer/poststed
|
|
| Post som skal håndteres på en særskilt måte
|
Følgende dokumenter skal behandles på en særskilt måte:
- Fødselsmeldinger/fødselsepikrie
- Sendes til helsestasjonen. Fødselsmeldinger sendes også elektronisk til helsestasjonen, og oppbevares i fagsystem der.
- Dødsmeldinger hvor dødssted er Eigersund kommune
- Dødsmeldinger kan sendes elektronisk. Eventuelle dokumenter som kommer i papir, legges i egen perm hvor de tas vare på i tilfelle det er behov for å sende inn informasjon til FHI.
- Tilbakemelding om lukking av avvik og evt. utbedring av forhold beskrevet som anmerkninger (skjema)
- Disse videresendes til Eigersund brann og redning
- Timelister støttekontakt
- Sendes til distrikt 2. Disse er gjerne adressert til Lundeåne, men skal likevel til distrikt 2.
|
Dokumentsenteret
|
| Frankering
|
Utgående post frankeres og tas videre med til postkontoret.
|
Dokumentsenteret
|
| Sikkerhetsgradert post
|
Gradert post som skal beskyttes av sikkerhetsmessige eller andre grunner behandles i henhold til gjeldende retningslinjer for dette, jfr. sikkerhetsinstruksen. Post stemplet begrenset leveres arkivleder.
|
Dokumentsenteret
|
| Mottak av mistenkelige pakker/brev
|
Varsle nærmeste leder (arkivleder/stedfortreder) for videre håndtering.
|
Dokumentsenteret
|
| Mottak av pakke/brev med for eksempel hvitt pulver
|
Postfordelingsrommet evakueres. Følg beskrivelsen i "Handlingsmåte for sentralbord og arkiv ved mottak av trusler (eller mulig sådanne) mot liv og helse, materiell m.v". Denne er plassert i boks merket "Arkivkasse".
|
Dokumentsenteret
|
| Mottak av brev med trusler
|
Ved mottak av brev med trusler mot ansatte eller tjenester vurderes hvert enkelt tilfelle. Følg beskrivelsen i "Handlingsmåte for sentralbord og arkiv ved mottak av trusler (eller mulig sådanne) mot liv og helse, materiell m.v". Denne er plassert i boks merket "Arkivkasse"
|
Dokumentsenteret
|
