Opp ett nivå

Rutine for bruk av Websak

Utskriftsvennlig versjon

Status: Godkjent

Godkjent av: Leder Dokumentsenter

Sist revidert: 10.08.23

INNHOLD

Opprette nye saksmapper

Sjekk av dokumenter mottatt i Websak

Behandle mottatte dokumenter (restanseoppfølging)

Opprette og registrere dokumenter og notater i Websak

Opprette saker til politisk behandling - saksframlegg

INNLEDNING

Websak er kommunen sitt system for saksbehandling, og utgjør også kommunen sitt hovedarkiv.

Arkivverdig dokumentasjon som ikke hører hjemme i et fagsystem, skal derfor legges inn i Websak. Dokumenter som lagres andre steder – for eksempel i innboksen i Outlook eller på filområdet på pcen – blir ikke tatt vare på for ettertiden. Det betyr at i det lange løp vil denne dokumentasjonen gå tapt. I mange tilfeller vil tap av dokumentasjon være brudd på lovverket.

Det er tilgjengeliggjort en rekke opplæringsvideoer (korte snutter på ca. 2 min) på kommunens intranett.

Hensikt

Rutinen skal sikre registrering, journalføring og gjenfinning av dokumenter, og ivareta krav til offentlighet.

Ansvar

Saksbehandler har ansvar for å opprette og registrere arkivverdige dokumenter og notater i Websak, jf. Instruks for bruk av Websak. Ved tvil om et dokument er arkivverdig, se begrepsavklaringer og/eller kommunens bevarings- og kassasjonsplan. Du kan også kontakte Dokumentsenteret for råd og veiledning.

Avvikshåndtering

Avvik fra rutinen meldes i kommunens internkontrollsystem (QM+)

Definisjoner

Trykk her for en oversikt over definisjoner og begrepsavklaringer.

RUTINE

Opprette nye saksmapper

Steg

Beskrivelse

Ansvarlig

Opprette ny sak

Saksbehandler kan opprette saker selv, med unntak av personalmapper. Kontakt i så fall Dokumentsenteret. Kontroller alltid først at det ikke eksisterer en sak før det opprettes en ny sak.

Se video på https://vimeo.com/418350631/65ff540906 (kun tilgjengelig internt på kommunalt nett)

Saksbehandler/Dokumentsenter

Sjekk av dokumenter mottatt i Websak

Websak er en kanal man vil kunne motta post og dokumenter gjennom, på samme måte som man mottar e-poster i Outlook, eller brev i en posthylle. Det er derfor viktig at man jevnlig følger med på Websak for å sikre oppfølging av ulike henvendelser som kommer i denne kanalen.

Mottatte dokumenter finner man i kurven Innboks.

Steg	Beskrivelse	Ansvarlig
Gjør deg kjent med dokumentet	Gjør deg kjent med innholdet, eventuelle vedlegg og merknader. Dersom du ikke er rett saksbehandler, må du sette journalposten over på riktig saksbehandler. Dersom journalposten er registrert i feil sak, informeres Dokumentsenteret om dette.	Saksbehandler
Kontroller registreringsopplysninger på journalposten (tittel og avsender).	Sjekk at tittel og avsender er korrekt. Ved behov for endringer, kontakt dokumentsenteret.	Saksbehandler
Sett på eventuelle kopimottakere	Sett på eventuelle kopimottakere dersom andre har behov for kopi av dokumentet.	Saksbehandler
Vurder skjerming	Vurder om dokumentet skal skjermes (unntatt offentlighet). Sett på eventuell gradering hvis nødvendig. Se eventuelt retningslinjer for offentlighetsvurdering og retningslinjer for skjerming. Se video på https://vimeo.com/418370240/358ad24c08 (kun tilgjengelig internt på kommunalt nett)	Saksbehandler
Forfallsdato	Kontroller og eventuelt korriger forfallsdato.	Saksbehandler
Påfør evt. merknad hvis nødvendig	Påfør eventuelle merknader på sak eller journalpost. Merknader kan eksempelvis være avklaringer vedrørende juridiske forhold, tidsfrister og forslag til hvordan saken skal behandles, m.m.	Saksbehandler

Behandle mottatte dokumenter (restanseoppfølging)

Alle inngående dokumenter og interne notater med oppfølging (N-notat) du mottar i Websak har restanse og må behandles. De kan enten avskrives eller besvares. Dette er viktig fordi det sier noe om hvordan du har håndtert dokumentet, og er også et lovkrav i henhold til arkivforskriften § 10.

Steg	Beskrivelse	Ansvarlig
Avskrive et dokument	Inngående dokumenter og interne notater med oppfølging (N-notat) som ikke skal besvares, behandles ved at de avskrives med en passende avskrivingskode. Som hovedregel benyttes Tatt til orientering. Se video på https://vimeo.com/418397694/6dd815dbfd (kun tilgjengelig internt på kommunalt nett).	Saksbehandler
Besvare et dokument	Inngående dokumenter og interne notater med oppfølging (N-notat) som skal besvares, behandles ved at de besvares med et utgående dokument eller internt notat. Når det velges at dokumentet skal behandles på denne måten, opprettes et nytt dokument i Websak og du må registrere nødvendig informasjon: Tittel - svaret ditt får samme tittel som dokumentet du behandler. Gjør nødvendig endring, ved å for eksempel skrive på "Svar på" innledningsvis i tittelen. Sjekk også at titel er meningsbærende, ryddig og i henhold til skrivereglene Kopimottakere Saksbehandler er ansvarlig for å sette på eventuelle kopimottakere. Bruk beskrivende titler på eventuelle vedlegg (følg skriveregler). Merknader og kryssreferanse kan også påføres ved behov. Send eventuelt til uttalelse eller godkjenning dersom dette er nødvendig før dokumentet sendes. Ekspeder til slutt dokumentet. Se video på https://vimeo.com/418397537/46239cae21. For å sende et foreløpig svar, se https://vimeo.com/418396996/bfdbef052c (kun tilgjengelig internt på kommunalt nett).	Saksbehandler
Merknad	Påfør evt. merknad dersom det anses nødvendig.

Opprette og registrere dokumenter og notater i Websak

Steg	Beskrivelse	Ansvarlig
Finn rett saksmappe	Finn saken hvor dokumentet skal registreres i, enten ved å hente aktuell sak fra en av kurvene dine, eller ved å søke etter sak. Dersom det ikke finnes aktuell sak fra før, må ny sak opprettes. Saksbehandler kan opprette sak selv eller kontakte Dokumentsenteret. Dersom det finnes en aktuell sak fra før, men som du selv ikke er saksansvarlig for, må du ha tilgang i saken. Kontakt saksansvarlig, evt. dokumentsenteret.	Saksbehandler
Opprette dokument	1. Opprett dokumentet ved å velge en av følgende dokumenttyper: Utgående dokument Brukes på utgående dokumenter hvor én eller flere av mottakerne er en ekstern person/virksomhet. Utgående dokumenter kan også ha interne mottakere. Internt dokument uten oppfølging (X-notat) Interne dokumenter (notater, rapporter osv.) som er relevante for saksbehandlingen og arkivverdige. X-notat kan benyttes som korrespondanse mellom saksbehandlerne internt i kommunen, eller for å knytte et dokument til en sak uten at noen mottaker er angitt. X-notat krever ikke oppfølging og skal derfor ikke avskrives. Internt dokument med oppfølging (N-notat) Interne dokumenter (notater, rapporter osv.) som krever oppfølging og avskriving. N-notat skal benyttes ved korrespondanse i en sak til andre interne i kommunen. N-notat må og skal avskrives av mottaker. N-notat kan ikke benyttes til korrespondanse der mottaker er ekstern. Utgående dokument Brukes dersom du skal registrere inn et dokument du har sendt til eksterne, men som ikke har blitt sendt via Websak. Vær oppmerksom på at for noen saksmapper er det opprettet egne dokumenttyper for spesifikke dokumenter som kan velges. I personalmapper kan du for eksempel velge egne dokumenttyper for ansettelsesbrev. Du finner alltid en oversikt over tilgjengelige dokumenttyper i nedtrekksmenyen for dokumenttype. 2. Registrer nødvendig informasjon om dokumentet: Tittel - er den meningsbærende, ryddig og i henhold til skrivereglene? Mottakers navn, adresse og referanse. Er avsender en privatperson eller et firma? Hent som hovedregel alltid mottaker fra Folkeregisteret/Brønnøysundregisteret. Kopimottakere Saksbehandler er ansvarlig for å sette på eventuelle kopimottakere. Bruk beskrivende titler på eventuelle vedlegg (følg skriveregler). 3. Opprett fil Etter registrering av nødvendig informasjon, velges tekstmal og evt. standardtekst. Merknader og kryssreferanse kan også påføres ved behov. Se video på https://vimeo.com/418352791/a0e23caff7 (utgående dokument) og https://vimeo.com/418361400/31a77052a1 (Internt notat med oppfølging (N-notat))	Saksbehandler
Legge inn fil fra eksternt område (pc, e-post, Teams, Onedrive)	Filer kan dras over til saker i Websak ved hjelp av "drag-and-drop" fra for eksempel Outlook. Alternativt kan det åpnes tilgang til eksterne dokumentområder direkte i Websak. Dette gjøres ved å aktivere Eksternt. dok.område nedenfor kurvene. I vinduet som åpnes kan det eksternt område velges, og filer dras herfra over i saken du står i. Det skal gjøres samme registeringsjobb som beskrevet under steget Opprette dokument ovenfor.	Saksbehandler
Skjerming	Skjerming - vurder om dokumentet må skjermes. Se eventuelt retningslinjer for offentlighetsvurdering og retningslinjer for skjerming. Se video på https://vimeo.com/418370240/358ad24c08 (kun tilgjengelig internt på kommunalt nett).	Saksbehandler
Uttalelse fra andre	Hvis du ønsker andres uttalelser før dokumentet sendes, kan dette gjøres ved å bruke oppgavefunksjonalitet. Opprett en ny oppgave av oppgavetypen Til uttalelse. Påfør rett mottaker og skriv evt. en kommentar før oppgaven sendes.	Saksbehandler
Godkjenning	Hvis dokumentet skal godkjennes før det sendes, gjøres dette ved å bruke oppgavefunksjonalitet. Opprett en ny oppgave av oppgavetypen Til godkjenning. Påfør rett mottaker og skriv evt. en kommentar før oppgaven sendes.	Saksbehandler
Ekspedering	Når dokumentet er klart til utsending, skal det ekspederes. Som hovedregel skal dokumenter ekspederes via Svarut (standard valgt kanal). Andre kanaler benyttes hvor dette blir naturlig. Dokumenter som skal signeres av mottaker, sendes som e-signeringsoppgrad. Vær obs på at mottaker må være lagt inn med fødselsdato for at dette skal være mulig.	Saksbehandler

Opprette saker til politisk behandling - saksframlegg

Denne rutinebeskrivelsen gjelder ved opprettelse av saksframlegg i Websak. For opprettelse av saksframlegg via Acos Eiendom, følger framgangsmåte av aktuell flyt-oppsett i Acos Eiendom.

Steg	Beskrivelse	Ansvarlig
Finn aktuell saksmappe	Finn saken hvor dokumentet skal skrives, enten ved å hente aktuell sak fra en av kurvene, eller ved å søke etter sak. Dersom det ikke finnes aktuell sak fra før, må ny sak opprettes. Saksbehandler kan opprette sak selv eller kontakte Dokumentsenteret. Se video på https://vimeo.com/418350631/65ff540906 (kun tilgjengelig internt på kommunalt nett)	Saksbehandler
Opprett saksframlegg	Opprett saksframlegget ved å velge dokumenttypen Saksframlegg. Registrer tittel i henhold til skrivereglene. Opprett hoveddokument ved å velge riktig mal. Importer eller opprett eventuelle vedlegg til sakspapiret. Dersom det skal legges ved andre dokumenter fra saken, legges disse til ved hjelp av filtilknytning.	Saksbehandler
Godkjenning	Send saksframlegget til godkjenning før endelig oppmelding. Dokumentet må være i status R (reservert). Når journalposten er godkjent endres status til F (ferdig).	Saksbehandler
Oppmelding til møte	Meld opp til aktuelt utvalg ved å høyreklikke på journalposten fra hovedvisningen, og deretter "Behandling" og "Møte"	Saksbehandler